E-Rechnungen im Postfach: GoBD-konform archivieren
Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, empfangen müssen sie alle schon heute. Die meisten kommen per E-Mail. Piler archiviert jede E-Mail unverändert, erkennt XRechnung und ZUGFeRD und stellt sie für die Außenprüfung bereit, auf Ihren eigenen Servern.
Der Zeitplan der E-Rechnung
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
Die Übergangsfristen enden: Alle Unternehmen stellen E-Rechnungen aus, Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich grundsätzlich nicht mehr zulässig (Ausnahmen z. B. für Kleinbetragsrechnungen).
Für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Was für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Was das für Ihr E-Mail-Archiv bedeutet
Die Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 regelt, wie E-Rechnungen aufbewahrt werden: im Format, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original, nicht ein Ausdruck und nicht das PDF allein. Sie muss für die gesamte Frist unverändert und maschinell auswertbar bleiben.
Rechnungen werden 8 Jahre aufbewahrt (seit 2025, vorher 10 Jahre), Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Wer E-Rechnungen aus dem Postfach in die Buchhaltung kopiert und die E-Mail löscht, muss sicherstellen, dass das Original trotzdem erhalten bleibt. Ein E-Mail-Archiv bewahrt es automatisch auf.
Wie Piler die Anforderungen erfüllt
Unverändert archiviert
Jede E-Mail wird so gespeichert, wie sie empfangen wurde, mit allen Kopfzeilen und Anhängen: die XML-Datei der E-Rechnung und das PDF. Piler hat keine Funktion, eine archivierte E-Mail zu ändern; der SHA-256-Hashwert wird bei jedem Öffnen geprüft.
E-Rechnungen erkannt
Piler erkennt beim Archivieren XRechnung (UBL und CII), Peppol-Rechnungen und ZUGFeRD / Factur-X (PDF mit eingebetteter XML-Rechnung). Die Suche attachment:einvoice oder ein Häkchen in der erweiterten Suche findet sie; früher archivierte E-Mails nach einem Reindex.
Export für die Außenprüfung
Die E-Rechnungen eines Zeitraums als ZIP: jede Rechnung wie empfangen, die E-Mail dazu, ein Verzeichnis mit SHA-256-Hashwerten für die Auswertung und ein Hinweis, ob der Export vollständig ist.
Lückenlos protokolliert
Das Audit-Log hält jede Anmeldung, Suche, Ansicht, jeden Download und Export und jede Änderung der Einstellungen fest, mit Benutzer, Zeitpunkt und IP-Adresse (Rz. 111). Auf Wunsch wird es an Ihr SIEM weitergeleitet.
Aufbewahrungsfristen und Löschung
Eine Frist je Mandant, Regeln für einzelne Absender oder Inhalte, Legal Hold. Das Löschen ist standardmäßig deaktiviert und kann an eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten gebunden werden.
Datenzugriff bei der Außenprüfung
Die Finanzverwaltung wählt, wie sie auf Ihre Daten zugreift. Piler unterstützt alle drei Arten:
Ein Auditor-Konto mit Lesezugriff für den Prüfer, nur für die Dauer der Prüfung
Sie suchen nach den Vorgaben des Prüfers und stellen ihm das Ergebnis bereit
Export der E-Mails als EML und der E-Rechnungen mit Verzeichnis
In der Praxis fordern die meisten Prüfer die Daten an (Z3). Für den Export der E-Rechnungen braucht es kein besonderes Konto: Wer die Rechnungen empfängt, etwa über die Adresse rechnung@, findet und exportiert sie und sieht sonst keine E-Mails.
Ein GoBD-Zertifikat gibt es nicht
Die Finanzverwaltung bewertet keine Software, und Zertifikate oder Testate Dritter binden sie nicht (Rz. 179 bis 181). Entscheidend ist, wie das Archiv eingerichtet und betrieben wird, und die Verfahrensdokumentation, die das beschreibt. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen, auch wenn ein Dienstleister das Archiv betreibt.
Deshalb liefern wir, was Sie für die Dokumentation brauchen: eine Vorlage der Verfahrensdokumentation auf Deutsch, mit den Teilen zu Piler bereits ausgefüllt, und einen Konfigurationsbericht aus der Administration, der Ihre Einstellungen, Aufbewahrungsregeln, Rollen und Benutzer für die Anhänge zusammenstellt.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
- Selbst gehostet: im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Hosting-Partner Ihrer Wahl
- Die E-Mails sind verschlüsselt, den Schlüssel haben nur Sie
- Keine Übermittlung an uns oder an Dritte
- Planbare Lizenzkosten, ohne die Speicherpreise einer Cloud
Alles zur GoBD in der Dokumentation
Die Anforderungen nach Randziffern, die empfohlenen Einstellungen, der Datenzugriff bei der Außenprüfung und die Vorlage der Verfahrensdokumentation.
Bereit für die E-Rechnung?
Testen Sie Piler 30 Tage kostenlos, mit allen Funktionen. Selbst gehostet, ohne Cloud.